FORMULIR ADMINISTRASI

Jenis-jenis Bukti Transaksi

1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain
2. Jenis-Jenis transaksi
   Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :
   1. Trasnsaksi internal
      Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor.
   2. Transaksi eksternal
      Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang.
   Jenis-Jenis transaksi
   Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa mendatang.
   Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :
   1. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk.
   2. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :

1. Faktur ( invoice )
   Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.
   1. Nama dan alamat penjual
   2. Nomor faktur
   3. Nama dan alamat pembeli
   4. Tanggal pemesanan
   5. Tanggal pengiriman
   6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.

Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

2. Kuitansi ( official Receipt )
   Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-
   1. Nama yang menyerahkan uang
   2. Jumlah uang yang dibayarkan
   3. Tanggal penyerahan uang
   4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang
      
   
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
3. Nota debet ( Debit Memo )
   Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.
   
   
4. Nota kredit ( Credit Memo)
   Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.
   
5. Cek ( Cheque )
   Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.
   Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.
   
6. Bilyet giro
   Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
   
7. Rekening Koran
   Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.
   1. Alur transaksi pembelian
      • proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau produksi
      • melakukan survei pasar
      • menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan
      • memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan layanan purna jual
      • membuat daftar barang yang akan dibeli
      • mengirimkan surat pesanan
      • membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier
      • menerima barang
      • menerima barang sesuai dengan pesanan
      • membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.
      
      
   2. Alur penjualan tunai
      • proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau tertulis )
      • negosiasi
      • membuat dan menandatangani surat perjanjian
      • membuat faktur ( invoice )
      • memeriksa barang yang dijual
      • menerima pembayaran
      • membuat bukti transaksi
      • mengirim barang yang dijual
      
      
   3. Alur penjualan kredit
      • proses penjualan dimulai dari permintaan
      • negosiasi
      • menerima aplikasi kredit
      • melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang dapat memenuhi kewajibannya
      • mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan melampirkan bukti hasil survei
      • jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon pelanggan
      • membuat surat perjanjian penjualan kredit
      • membuat bukti transaksi
      • menyerahkan barang
      
      
   4. Alur penerimaan kas
      • dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan kas misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain
      • memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan
      • menghitung jumlah transaksi
      • menerima pembayaran
      • memeriksa keabsahan uang yang diterima
      • membuat bukti transaksi
      
      
   5. Alur pengeluaran uang kas
      • dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan pembayaran biaya- biaya
      • menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya
      • memeriksa keabsahan bukti
      • melekukan pembayaran
      • menerima bukti transaksi

ALUR BUKTI TRANSAKSI

SOP ADMINISTRASI TRANSAKSI

Standard Operational Procedure ( SOP ) adalah aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan. SOP untuk menangani administrasi transaksi akan mengikuti alur dari transaksi.

1. SOP administrasi pembelian tunai
   1. Bukti permintaan dalam bentuk surat permintaan
   2. Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran order
   3. Perusahaan menjadi Supplier barang
   4. Memutuskan pihak yang akan menjadi Supplier
   5. Surat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang
   6. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya sesuai dengan pesanan. Jika sesuai masuk ke gudang jika tidak maka barang di kembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual.
   7. Membayar transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.
2. SOP administrasi penjualan tunai
   1. Adanya surat permintaan ( order ) dari calon pembeli
   2. Negosiasi dibuktikan dengan notolen ( catatan kesepakatan sementara )
   3. Membuat dan menandatangani surat penjualan
   4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti
   5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa sudahkah sesuai dengan pesanan pembeli. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli namun bila tidak, barang dikembalikan ke gudang
   6. Cocokan invoice asli dan rangkap dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti
   7. Buat kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang diterima
   8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen
3. SOP administrasi penjualan kredit
   1. Adanya surat permintaan ( order ) dari pembeli
   2. Negosiasi dibuktikan dengan notulen hasil pertemuan
   3. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
   4. Periksa formulir alikasi kredit, sesuaikan dengan bukti yang dilampirkan
   5. Survei kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survei
   6. Persetujuan dari manajer bagian kredit
   7. Bila setuju dilakukan proses penjualan bila tidak dikembalikan kepada calon pelanggan
   8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan
   9. Buatkan invoice
   10. Kirimkan barang dengan cepat kepada konsumen
4. SOP administrasi penerimaan kas
   1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi penerimaan kas
   2. Periksa bukti trsnsaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti, cocokkan dengan rangkapnya
   3. Hitung jumlah transaksi dengan benar
   4. Periksa uang yang diterima dengan teliti
   5. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas misalnya kuitansi
5. SOP administrasi uang kas

Tata cara Mengisi Formulir

Tata cara mengisi formulir atau bukti-bukti administrasi penjualan serta kelengkapannya

1. Daftar harga barang
   Daftar ini dibuat untuk memudahkan penjual maupun konsumen mencari harga barang, dibuat dengan disusun per departemen sehingga penjual maupun konsumen mudah untuk menemukan sebuah barang yang dicarinya.

2. Daftar konsumen
   Dibuat untuk memudahkan perusahaan menghubungi konsumen bila diperlukan

3. Buku pesanan konsumen

4. Faktur

5. Kuitansi

6. Nota kredit

7. Nota debet

8. Kartu persediaan

9. Nota permintaan

10. Surat pesanan

Pihak-pihak yang terkait dengan transaksi

1. Sales ( tenaga penjual )
2. Pembeli
3. Supplier
4. Fasilitator, yang termasuk fasilitator adalah perusahaan pergudangan, perusahaan asuransi, perusahan pengangkutan, dan lembaga keuangan.
5. Lingkungan, seperti keinginan konsumen dan adanya pesaing ( Competitor )

Kesepakatan transaksi

Perjanjian jual beli merupakan persetujuan atau kesepakatan yang dilakukan oleh penjual dan pembeli secara tertulis atau lisan mengenai syarat-syarat jual beli yang harus ditaati oleh kedua belah pihak.

Perjanjian jual beli dapat dilakukan secara lisan atau tidak dibuat khusus bila :

1. penjual telah menetapkan syarat-syarat pembelian.
2. pembeli mengajukan penawaran dengan mengajukan syarat yang termuat dalam surat pesanan.
3. penjual dan pembeli telah mengetahui secara pasti kebiasaan-kebiasaan penjualan barang tersebut.
4. pembayaran dilakukan secara tunai dan barang-barang telah diperiksa oleh kedua belah pihak, masing-masing pihak juga telah menerima dan menyetujui transaksi tersebut.

Perjanjian jual beli dilakukan secara tertulis atau dibuat khusus bila :

1. penjualan dilakukan secara kredit yang memerlukan syarat khusus
2. penjualan dilakukan secara beli sewa
3. penjualan dilakukan secara bertahap ( kontrak jangka panjang ), pengiriman barang beberapa kali
4. penjualan secara indent ( menunggu stok barang tersedia )
5. adanya kesepakatan mengenai kondisi garansi terhadap barang yang diperjual belikan
6. barang yang diperjual belikan memiliki karakteristik khusus.

Hal-hal yang harus termuat dalam surat perjanjian jual beli antara lain :

1. Subyek perjanjian yaitu penjual dan pembeli dengan identitas lengkap
2. Obyek perjanjian jual beli yang dijelaskan dengan rinci spesifikasi dan harganya
3. Peraturan jual beli misalnya cara pengiriman, cara pembayaran, waktu pengiriman, garansi, hak dan kewajiban kedua belah pihak, dsb
4. Masa berlakunya perjanjian
5. Pengesahan perjanjian
6. Tempat dan waktu perjanjian
7. Saksi dalam perjanjian